¿Qué herramientas y medidas preventivas se pueden utilizar para reducir o evitar impagos?
Es habitual, que en algún momento, algún cliente no efectúe el pago de facturas por los servicios prestados, por compras, o por cualquier otro concepto. Estas situaciones pueden suceder a menudo e inciden en la situación económica de la empresa.
Hay que tener en cuenta, que no existe ninguna herramienta ni instrumento totalmente eficaz para prevenir o evitar que se produzcan situaciones de impago. No obstante, se pueden adoptar algunas medidas preventivas, como son a modo de ejemplo, las que se enumeran a continuación:
- Firmar presupuesto o albarán: es recomendable que ante la petición de un servicio, obra o trabajo, se prepare presupuesto donde se desglose el material, los trabajos y tareas a efectuar y el importe, detallando también aquellos trabajos, tareas o material que se encuentran excluidos del mismo, y debe estar firmado por el cliente.
- Documento de recepción de entrega: cuando la relación con el cliente responde a una compra y venta de mercancías, hay que disponer de documento que acredite la recepción y entrega de las citadas mercancías por parte del cliente.
- Comunicaciones electrónicas: es conveniente disponer de comunicaciones electrónicas respecto del encargo efectuado por el cliente, el importe de los trabajos o tareas a realizar, y la correspondiente aceptación de las mismas.
- Formalidad en el encargo: es importante evitar tomar pedidos de productos o peticiones de trabajo mediante llamada telefónica. En este supuesto, es aconsejable pedir al cliente que confirme el encargo efectuado por escrito, mediante correo electrónico preferentemente, y evitar las confirmaciones vía Whats App, por ejemplo.
Se trata de herramientas preventivas, y de carácter genérico, las cuales, en el marco de una reclamación o procedimiento judicial pueden contribuir en una decisión favorable y acreditan la realidad del encargo y de los servicios, trabajos o compras efectuados. Para más información o para cualquier duda o cuestión, no duden en contactar con el Departamento Jurídico.
