Toda empresa que desarrolle una actividad tiene la obligación legal de llevar a cabo, de confeccionar y supervisar libros de gestión fiscal, contable y mercantil que deberán ser debidamente legalizados en el período correspondiente.
Los libros de gestión de las PyME
A continuación le exponemos los libros principales a tener en cuenta según la normativa actual:
Libro Diario
En el Libro Diario se registran todas las operaciones tanto mercantiles como económicas que realiza la PyME día a día. Cada anotación se llama partida o asiento. En el Libro Diario se asientan todas las operaciones que ha realizado la empresa para, posteriormente, transferirlas al Libro Mayor. Así, se podrán obtener los estados contables al final del ejercicio.
Libro de Inventario y Cuentas Anuales
El Libro de Inventario y Cuentas Anuales resume el estado general de la empresa desde un punto de vista patrimonial y contable. Debe iniciarse con el balance o inventario inicial de ejercicio. Seguidamente, y con carácter al menos trimestral, se van anotando los balances de sumas y saldos. Finalmente, se incluye el balance o inventario final del ejercicio.
Sin embargo, en este libro, también deben figurar otros aspectos relativos a la contabilidad de la empresa como el balance de situación, la cuenta de resultados, la memoria, las modificaciones del patrimonio neto y, en determinados casos, el estado de los flujos de tesorería.
Libro Mayor
Además de los dos citados, las PyME pueden valerse de otros libros que facilitan la elaboración y el control de su contabilidad. Es el caso del Libro Mayor, dónde se desglosan todas las cuentas de la empresa con sus respectivos movimientos por orden cronológico.
Otros libros de gestión fiscal auxiliares
Junto a los anteriores, las pyme pueden recurrir a otros libros de contabilidad auxiliares que ayudan al control económico y evitan posibles sorpresas en forma de desequilibrios financieros. Estos libros son los enumerados a continuación:
Libro de Registro de Ventas e Ingresos
Se anotan en orden correlativo y, por tanto, cronológico, las facturas emitidas por la empresa. O, en caso de que no tuviera obligación de emitirlas, las ventas diarias de la misma. Este último sería el caso, por ejemplo, de una cafetería con los tickets.
Libro de Registro de Compras y Gastos
De forma paralela a la anterior, en el Libro de Registro de Compras y Gastos se anotan todas las adquisiciones realizadas por la PyME.
Libro de Registro de Bienes de Inversión
Se denominan bienes de inversión los que ha comprado la empresa al margen de su actividad principal y diaria. Por ejemplo, una furgoneta para reparto o un ordenador para la oficina. Por lo tanto, no son bienes consumibles dentro del ejercicio fiscal.
Para la Agencia Tributaria, deben ser amortizados en más de un año, es decir, a lo largo de sus años de vida útil. A fin de facilitar el cálculo de estas amortizaciones, los bienes de inversión se registran en este libro.
Libro de Registro de Socios
Se trata de un libro de naturaleza mercantil donde se anotan tanto los nombres de los fundadores de la empresa como las posibles ventas de acciones de éstos a terceros.
Libro de registro de acciones nominativas
Complementa la anterior, ya que incluye los nombres de los socios en cada momento. De este modo, el administrador está al día de quién son. Le resultará de utilidad, por ejemplo, para dejarlos participar en las reuniones de la empresa. O también, para repartir los dividendos que se generen.
Libros de Actas
Este libro de naturaleza mercantil recoge todas las actas correspondientes con los acuerdos adoptados en las juntas generales, extraordinarias u órganos de dirección de la sociedad mercantil referente a asuntos tratados. Los libros de actas son de especial relevancia sobre todo en las sociedades en que hay más de un socio. De esta manera se pueden evitar disputas en acuerdos tomados por los órganos de administración.
Si tiene cualquier duda al respecto de los libros de gestión fiscal o mercantil no dude en ponerse en contacto con nuestra asesoría en Girona.
